Unter diesen Voraussetzungen dürfen Sie elektronische Rechnungen verschicken

Damit eine elektronisch übermittelte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder über das sog. EDI-Verfahren (=Elektronic Data Interchange) versendet werden. In beiden Fällen ist die Zustimmung des Kunden zu der Art der Übermittlung der Rechnung erforderlich. Die meisten Onlinehändler beachten diese Voraussetzungen nicht und verschicken E-Rechnungen per einfacher E-Mail, so dass gewerbliche Kunden Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen können. Nach §§ 14, 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind einige Voraussetzungen einzuhalten, damit die Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt

1. EINWILLIGUNG

Zunächst benötigen Sie für die elektronische Übermittlung der Rechnung die Einwilligung Ihres Kunden, vgl. § 14 Abs. 1 UStG. Sie sollten daher eine entsprechende Klausel in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen.

2. TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN

Nur qualifiziert elektronisch signierte Rechnungen oder Rechnungen in einem sicheren EDI-Verfahren im Sinne des § 14 UStG berechtigen zum Vorsteuerabzug, § 15 UStG.

Was ist eine elektronische Signatur?

Nach § 2 Nr. 1 Signaturgesetz (SigG) sind elektronische Signaturen alle Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt werden und zur Authentifizierung des Absenders dienen. Man unterscheidet grundsätzlich drei Sicherheitsniveaus:

- die einfache elektronische Signatur:

Sie hat keinen besonderen Sicherheitswert. Auch eine einfache E-Mail enthält, wenn der Absender mit Namen genannt ist, eine einfache Signatur. Das kann auch eine eingescannte Unterschrift sein. Die einfache elektronische Signatur erfüllt n i c h t die Voraussetzungen des § 14 UStG, so dass Rechnungen z. B. mit eingescannter Unterschrift nicht versandt werden dürfen.

- die qualifizierte elektronische Signatur, § 2 Nr. 3 a und b SigG:

Diese Signaturen beruhen auf einem gültigen, qualifizierten Zertifikat und müssen mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt worden sein. Man benötigt daher ein Einlesegerät und eine PIN-Karte. Der Zertifizierungsanbieter hat dabei im Verfahren nach den §§ 5 - 14 SigG nur angezeigt und glaubhaft dargelegt, dass er bzw. sein Zertifikat die Anforderungen des SigG erfüllt. Rechnungen, die mit dieser Signatur verschickt werden, genügen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes.

- die akkreditierte Signatur, § 2 Nr. 3 a SigG:

Diese Signaturen sind elektronische Signaturen im Sinne von § 2 Nr. 3 a SigG, deren Zertifikat wurde jedoch von einem akkreditierten Anbieter ausgestellt. Akkreditiert bedeutet, dass der Anbieter die Erfordernisse der §§ 5 - 14 SigG ebenfalls erfüllt, diese jedoch in einem Verfahren nach § 15 SigG nachgewiesen hat. Im Gegensatz dazu sind diese Voraussetzungen bei der einfachen qualifizierten Signatur vom Anbieter "nur" glaubhaft gemacht.

Was ist der Elektronische Datenaustausch (EDI-Rechnungen)?

Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG ist es zulässig, eine Rechnung im EDI-Verfahren zu übermitteln, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung)

o in Papierform
o oder in elektronischer Form übermittelt wird und zumindest diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.

Daraus folgt: Ein Großteil der Rechnungen, die heute bereits per E-Mail versandt werden, erfüllen diese Voraussetzung nicht. Die betroffenen Firmen ziehen gleichwohl aus den empfangenen Rechnungen die Vorsteuer unabhängig davon, ob diese die erforderliche qualifizierte Signatur haben oder nicht. Die meisten Händler verschicken ihre Rechnungen zur Zeit per einfacher E-Mail und berufen sich dabei auf das EDI-Verfahren, obwohl sie mit ihren Kunden gar nicht den dafür erforderlichen Vertrag geschlossen haben oder tatsächlich eine „Zwischenrechnung„ wegen einer einmaligen Bestellung gar nicht vorliegt.

3. INHALTLICHE VORAUSSETZUNGEN

Unabhängig davon, nach welchem Verfahren die Rechnung verschickt wird, muss sie in jedem Falle folgende Angaben enthalten:

  • Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers bzw. des Leistenden und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die fortlaufende Rechnungsnummer,
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Ware oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung einschließlich etwaiger Abzüge für Verrechnungen oder Rabatte etc.
  • den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz und den darauf Steuerbetrag; ggf. Hinweis auf Steuerbefreiungen (Kleinunternehmen).

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